31.08.2011
Teksti: Kati Taipale ja Päivi Kupias

Palavereissa istuminen tyhjän panttina turhauttaa. Miten palavereista voi saada kaiken mahdollisen ilon ja hyödyn irti? Miten niitä voitaisiin hyödyntää niin, että niiden avulla voitaisiin todella kehittää ja kehittyä?

Palavereja eri tarpeisiin

Työelämän palavereja käytetään monenlaisiin erilaisiin tarkoituksiin. Useilla työpaikoilla on omat säännölliset viikko- tai kuukausipalaverinsa, joiden tarkoitus on varmistaa ja ylläpitää työskentelyn sujuvuutta. Ne ovat paikkoja, joissa tiedotetaan ajankohtaisista asioista ja tehdään tilannekatsauksia. Ne ovat voineet rutinoitua tilaisuuksiksi, joissa käydään läpi asioita, jotka jokainen voisi lukea omasta sähköpostistaan. Keskustelua ja ajatustenvaihtoa ei synny ja niihin käytetty aika on väärin käytettyä työaikaa. Näitä tärkeitä peruspalavereja voidaan hyvin vähällä vaivalla kehittää tehokkaammiksi rajaamalla niiden aiheita ja näkökulmia sekä käyttämällä sellaisia työskentelymenetelmiä, että kaikki voivat mielekkäällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla osallistua palaverin kulkuun.

Palaveri voidaan myös kutsua koolle tavoitteena tiedottaa joku tärkeä asia. Tällainen tiedotuspalaveri onnistuu, jos tiedottaja, tavallisimmin esimies, saa viestinsä perille ja se tulee pääosin ymmärretyksi samalla tavalla. Valitettavan usein tiedotuspalaverit on suunniteltu niin, että tiedottaja on lähes koko ajan äänessä. Keskustelua ei synny tai jos syntyy, se on hallitsematonta ja poukkoilevaa. Tiedotuspalaverit voidaan kuitenkin suunnitella alusta alkaen keskusteleviksi. Näin keskustelua voidaan johtaa hallitusti. Tiedotuspalavereissa on tärkeää vuorovaikutteisuus varsinkin silloin, kun aihe on kuulijoiden kannalta ristiriitainen, vaikea tai monenlaisia tunteita herättävä. Vuorovaikutteisuuden avulla tiedottaja saa selville, millaisia ajatuksia osallistujien mielessä liikkuu ja miten sanoma on menossa perille. Omaa sanottavaa voi säädellä kuulemansa perusteella. Jos tätä palautetta ei tule, tiedottaja voi vain jälkeenpäin ihmetellä, miten oma sanoma on saattanut kääntyä päälaelleen.

Kehittämis- ja ideointipalavereiden tarkoitus on tuottaa uudenlaisia näkemyksiä ja ideoita sekä kehittää toimintaa. Näissä palavereissa on erityisen tärkeää saada osallistujat osallistumaan, tuomaan esille näkemyksiään sekä ennen kaikkea yhdessä tuottamaan uudenlaisia ajatuksia ja käytäntöjä. Haasteena on tuottaa yksittäisten osallistujien ideoiden pohjalta yhteisiä, kehittyneempiä, ei-kenenkään omia ideoita ja käytäntöjä. Tämäntyyppinen työskentely vaatii avoimen vuorovaikutuksen taitoja, jossa uskalletaan tuoda esille omia näkemyksiä ja kuunnellaan aidosti toisten tuomia ajatuksia. Näitä dialogitaitoja voi ja kannattaa kehittää. Näiden taitojen tuominen myös työyhteisöjen peruspalavereihin sekä arjen työhön parantaa niissä käytävää vuorovaikutusta.

Palaveri, neuvottelu vai kokous?

Palaverit muotoutuvat erilaisiksi, riippuen niiden tavoitteesta. Tavoitteena voi olla jo mainitut, tiedottaminen, kehittäminen ja ideointi, kuin myös ongelmien ratkaisu, päätösten teko tai asioista keskustelu. Toisin kuin neuvotteluissa, joissa eri osapuolet pyrkivät omiin tavoitteisiinsa, palavereissa osallistujien tavoite on kuitenkin yhteinen. Yhteistä erityyppisille palavereille on myös se, että osallistujien myötä samanaikaisesti on koolla paljon osaamista ja erilaisia näkemyksiä, joita kannattaa hyödyntää. Palavereissa jokaisen osallistujan on mahdollisuus oppia erikseen sekä yhdessä ja kehittää yhteistä toimintaa. Niissä on myös mahdollista tehdä yhdessä omaa työtä koskevia päätöksiä tai vaikuttaa niihin. Tavoitteiden saavuttamiseksi palaverit ovat toteutettavissa hyvinkin vapaamuotoisesti. Niitä voidaan kutsua epämuodolliseksi kokoontumiseksi ilman tiukkoja ohjaavia säännöstöjä toisin kuin esimerkiksi yhdistyslakiin sidotut kokoukset.

Sähköinen viestintä ja palaverien uudet ulottuvuudet

Teknologian kehittymisen myötä palaverit ovat saaneet myös uusia ulottuvuuksia, kun palaverit toteutuakseen eivät enää vaadi osallistujien sitoutumista samaan paikkaan ja aikaan. Esimerkiksi puhelin- ja videoneuvotteluihin osallistujat voivat liittyä mistä tahansa. Hyödyntäen sähköistä viestintä, kuten sähköpostia tai keskustelupalstaa osallistujien ei edes tarvitse osallistua palaveriin samanaikaisesti. Nämä uudet mahdollisuudet ovat helpottaneet monien palaverien järjestämistä. Samanaikaisesti ne myös asettavat uudenlaisia haasteita ja huomioita itse palaverien läpiviemiselle.

Palaverien kehittäminen

Palavereja voidaan kehittää tehokkaammiksi ja mielekkäämmiksi pohtimalla, mikä niiden tarkoitus ja tavoite on. Kaikilla palaveriin osallistujilla on syytä olla yhteinen käsitys siitä ”miksi täällä ollaan” ja ”mitä on tarkoitus saada aikaiseksi”. Myös palaverin pelisäännöt tulisi olla kaikilla ainakin jollain tavalla yhteneväisellä tavalla mielessä. Pelisäännöistä keskustellessa voidaan käsitellä myös vallitsevaa palautekulttuuria ja sen sopivuutta tähän päivään. Eniten ja helpoimmin palavereja voidaan kehittää muuttamalla palaverien työskentelymenetelmiä. Esitelmöinnin sijaan esimies voi käyttää palavereissa kaikkia osallistujia tasapuolisesti osallistavia menetelmiä. Näin jokainen osallistuja voi antaa näkökulmansa ja osaamisensa yhteiseen toiminnan kehittämiseen ja esimies saa tietoa myös muiden kuin kaikkein äänekkäimpien mielipiteistä ja näkemyksistä.

Yhteinen työskentely palavereissa auttaa kehittämään ryhmän vuorovaikutusta myös arjen muissa tilanteissa. Palavereissa harjoitellaan parhaimmillaan avointa, dialogista vuorovaikutusta, joka siirtyy myös muuhun työpaikan vuorovaikutukseen. Palaverit ovat hyvä paikka, jossa esimies voi ohjata ja rohkaista työntekijöitään dialogiin. Dialogi palkitsee siihen osallistuvia uusilla oivalluksilla ja ideoilla sekä toisten ja oman osaamisen arvostuksella lisääntymisellä.

Lähteet:

Karhu, M., Salo- Lee, L., Sipilä, J., Selänne, M., Söderlund, L., Uimonen, T. & Yli- Kokko, P. 2005. Asiantuntija viestii. Helsinki: Inforviestintä.
Kupias, P. 2007. Kouluttajana kehittyminen. Helsinki: Gaudeamus.
Niipola, S. & Rauramo, P. 2008. Hyvät kokouskäytännöt työpaikan arjessa. Helsinki: Työturvallisuuskeskus.
Surakka, T. 2006. Työyhteisön palaverit. Helsinki: Edita.

Jos olet kiinnostunut kehittämään oman yksikkösi palavereja tai omaa osaamistasi tehokkaiden ja mielekkäiden palaverien ohjaajana, ota yhteyttä Päivi Kupiakseen, p. 040 7655 655