05.06.2015
Teksti: Raija Peltola ja Mia Koski

Esimiehiltä kuulee usein ylläolevan kaltaisia kommentteja negatiivisuudesta, joka on vallannut työpaikan, kaikuu käytäväkeskusteluissa tai heikentää ilmapiiriä. Ankeuttajat ovat saaneet valtaa työyhteisössä. Useat esimiehet kokevat tämän kaltaisen ilmiön raskaaksi. Ei ole myöskään helppoa tarttua siihen.

Kuvattuun asiaan on harvoin nopeaa ja yksiselitteistä ratkaisua. Ilmiöön voi ensiksi tarttua tutkivalla otteella, mielellään jonkun kollegan, oman esimiehen tai ulkopuolisen ohjaajan kanssa. Kuvaamalla ääneen mikä mietityttää, ärsyttää tai väsyttää, saa jo lisättyä omaa ymmärrystään siitä, mistä on kysymys. Keskustelukumppanilta saa myös uusia näkökulmia. On tärkeää tutkia työyhteisön kulttuuria, pohtia miten meneillään olevat tapahtumat vaikuttavat työyhteisössä ja tutustua myös omiin ajatuksiimme ja tunteisiimme.

Mistä on kyse, kun keskustelussa on esillä työpaikan vallannut negatiivisuus?

Alla kymmenen keinoa tutkia ja vähentää negatiivisuutta.

1. Nimeäminen ja uudelleenmäärittely
   Miten ilmiö, joka on saanut leiman negatiivisuus, ilmenee? Joskus kannattaa kokeilla nimetä negatiivisuus uudelleen. Miten itseen vaikuttaa se, jos leimaakin toiminnan suorapuheisuudeksi tai terveeksi kriittisyydeksi? Miltä osin negatiivisissa väitteissä on kyse siitä, että työntekijä haluaa kysyä jotain, mutta ilmaisee asian väitteen muodossa? Joskus esimiehelle voi olla hyötyä simultaanitulkkaustaidoista. Työntekijän sanoessa vaikka ”Tuo muutos ei kyllä onnistu.” voisi sen kääntää päässään seuraavaksi lauseeksi: ”Miten saamme tuon muutoksen onnistumaan?”
2. Suhteuttaminen
   Onko kärpänen vain kärpänen vai oikeasti härkänen? Ilmiön suuruuden ja laajuuden pohtiminen voi auttaa huomaamaan oikeasti kipeän ja tehokkuutta nakertavan asian. Sitä kautta voi myös oivaltaa että kyse onkin vain kahdesta työntekijästä. Seuraavassa tilanteessa, jossa ilmiö tyypillisesti esiintyy, voi myös kysyä koko tiimiltä, miten isosta asiasta on kysymys. Tämän voi tehdä esimerkiksi asteikkokysymyksellä: ”Asteikolla 1 – 10, miten negatiivisena tämän koet(te)?” (1 = ei ollenkaan negatiivinen, 10 erittäin negatiivinen.)
3. Riittävästi aikoja ja paikkoja keskustelulle
   Elämässämme olemme usein tilanteessa, jossa veden paine roiskahtaa letkusta silmillemme tai rengas tyhjenee, kun avaamme venttiilin. Taitavammalla toiminnalla olisimme sen pystyneet välttämään. Työpaikalla paineen purkutarve voi ilmetä negatiivisuutena. Kaikki pestävä pyykki tuodaan sille foorumille, joka on tarjolla. Mitä mahdollisuuksia olisi tarjota erikseen aika ja paikka paineiden purkamiselle? Esimies voi todeta, että kuukausittaisen palaverin ensimmäiset viisi minuuttia on varattu purnaamiselle. Hänen tehtävänsä on olla hiljaa ja kirjata ylös esiin tulevat asiat, kertoa mitä niille on mahdollista tehdä ja sopia toimenpiteistä. Joskus riittää, että harmit ja ongelmat saadaan sanottua ääneen.
4. Vuorovaikutuksen pelisääntöjen tarkastelu
   Vuorovaikutuksen ja yhteistyön laatu on tärkeää. Mitä tiimin jäsenet vastaisivat, jos heiltä kysyisi millä tavalla tässä tiimissä ollaan toisten kanssa tekemisissä? Jos sitä ei määritellä, niin tapoja löytyy yhtä monta kuin toimijoita. Voisiko asian ottaa puheeksi? Sopimus voi koskea yhtä hyvin toimintaa palavereissa, työkaverin auttamista tai palautteen jakamista.
5. Tutkimustiedon esille nostaminen
   Tiimin jäsenillä voi olla epämääräisesti ikävä olo, eikä töihin ole niin kiva tulla. Joskus voi olla hankala tunnistaa syyn olevan negatiivisessa ilmapiirissä tai vaikeasti sujuvassa vuorovaikutuksessa. Ehkä moni työyhteisössä ajattelee että töissähän sitä vain ollaan ja tärkeintä on se, että jokainen hoitaa oman hommansa. Sillä miten toisten kanssa ollaan, ei ole niin väliä, voidaan ajatella. Faktaa pöytään voi lyödä kertomalla siitä, miten tunteet tarttuvat kuin flunssavirukset. Työpaikalla tarvitaan positiivisia viruksia. Monissa tutkimuksissa on todettu, miten hyvä ilmapiiri edistää tuottavuutta.
6. Työpaikkakiusaamisen poissulkeminen
   Pahimmillaan negatiivinen käyttäytyminen täyttää työpaikkakiusaamisen tunnusmerkit. Kenen tahansa henkinen työturvallisuus on koetuksella, jos työyhteisössä nimitellään tai puhutaan pahaa. Myös puhumattomuus ja toisen eristäminen on kiusaamista, johon työnantajan on puututtava. Tämän varmistaminen tai poissulkeminen tarkoittaa kahdenkeskisiä keskusteluja ja rohkaisua siihen, että epäilyt tuodaan esille.
7. Osaamisen arviointi
   Epävarmuus omasta osaamisesta voi ajaa siilipuolustukseen ja negatiivisuuteen. Tämä on tyypillistä muutostilanteissa, jossa työntekijä tai koko työyhteisö joutuu uusien haasteiden eteen, pois tutusta ja turvallisesta. Tärkeää on vahvistaa tunnetta, että perehdyttämisestä huolehditaan ja myös huolehtia siitä. Säännöllinen tarvittavan osaamisen kartoittaminen ja kehittymiseen suunnattu kannustava palaute edesauttaa myönteisiä tunteita.
8. Henkilökohtaisen kuormituksen huomioiminen
   On jo kauan sitten tunnistettu että työuupumuksen sijaan pitäisi usein puhua arkiuupumuksesta. Koko elämä ja sen koettelemukset vaikuttavat siihen miten työpaikalla jaksaa olla. Oma henkilökohtainen kuormitus voi näkyä väsyneenä ja kyynisenä käyttäytymisenä työyhteisössä. Esimiehen tehtävä on ottaa puheeksi muutokset työntekijän käyttäytymisessä ja vaikuttaa siihen, että työyhteisössä saa onnistumisen tunteita.
9. Esimiehen peiliin katsominen
   Esimieheltä odotetaan esimerkillisyyttä. Hän on myös ilmapiirin ja vuorovaikutuksen mittapuu. Miten esimies itse kommunikoi? Millainen on esimies negatiivisuuden / positiivisuuden mittapuuna? Alkaako aamu kommentilla ”olipa hirveä räntäsade” tai ”taas tuo naapuriyksikkö on jättänyt sovitut asiat tekemättä…”? Ainakin esimiehen on syytä harjoittaa näkökulman vaihtamisen taitoa ja muistaa itse olla rakentava viestijä.
10. Kulttuurin tarkastelu
    Työpaikan kulttuuri on vähitellen opittu ja usein vahvasti sisäistetty. Siihen voi kuulua virheistä rankaisemista tai työpaikan säännöissä voi näkyä vahva kieltomuotoisuus (esim. ”Älä sotke jääkaappia omilla ruuillasi.”). Valvonta ja seuranta voi olla kontrolloivaa ja kannustava palaute vähäistä. On hyvä osata kyseenalaistaa näkyvä toimintakulttuuri. Miten sitä voisi muuttaa myönteiseen suuntaan?