16.04.2015
Teksti: Päivi Kupias

Edellinen tarina on nykyään valitettavan tavallinen. Työnohjauksessa ja coachingeissa kestoaiheena on viime aikoina ollut ohjattavien riittämättömyyden tunteet työssään. Nämä työelämän aktiivit kertovat, että vaikka kuinka työpäivää ja viikkoa venyttäisi, niin töitä ei koskaan saa tehdyksi niin hyvin kuin haluaisi. Usein tuntuu siltä, että osa töistä jää tekemättä, vaikka kuinka yrittäisi laskea omaa rimaa alemmas. Tehtävien määrän lisäksi riittämättömyyden tunteita aiheuttavat myös työn laadulliset vaatimukset. Omaa työtä voi kehittää loputtomiin eikä oman osaamisen syventämiselle ja laajentamiselle ole rajoja. Moniosaajat ovat tulleet jäädäkseen. Ihanteena on, että sama ihminen hallitsee monta osa-aluetta. Multitasking on jo todettu tutkimustenkin avulla tehottomaksi. Miten on moniosaajan tehokkuuden laita?

Omat työtavat puutteellisia

Usein riittämättömyyden tunteeseen tarjotaan lääkkeeksi toiminnan tehostamista ajanhallinnan ja erilaisten organisointityökalujen avulla. Tästä onkin apua silloin, kun työntekijän ajanhallinnassa, organisointitaidoissa tai töihin tarttumisessa on parannettavaa. To-do -listat ja erilaiset toimenpiteet esimerkiksi keskeytysten välttämiseksi tai vitkuttelun vähentämiseksi voivat auttaa ainakin vaikeimman yli. Näistä apuvälineistä täytyy löytää juuri itselleen sopivat, jotta niiden jatkuva käyttö varmistuu. Lyhyillä ajanhallintakursseilla saadut kikkakolmoset eivät välttämättä sovi kaikille. Niitä saatetaan käyttää kerran tai pari, mutta käyttö hiipuu vähitellen, jos käyttäjä kokee ne liian hankaliksi tai vaikeiksi. Joskus kuitenkin käy niin, että työntekijän virittäessä tuotantokoneistonsa tehokkaimmilleen, ollaan kohta samanlaisessa tilanteessa kuin ennen viritystä. Riittämättömyyden tunne on palannut. Työkalut ovat saattaneet todella auttaa ja niiden käyttö on muuttunut hyväksi rutiiniksi, mutta riittämättömyyden tunne on palannut. Mitä ihmettä on tapahtunut? Syitä voi tähyillä useammalta eri suunnalta.

Töitä on liikaa

Riittämättömyyden tuntee taustalla voi olla, että töitä on yksinkertaisesti liikaa yhden ihmisen tehtäväksi. Tällöin ainoa järkevä ratkaisu on, että töitä rajataan ja priorisoidaan. Tähän tarvitaan tavallisesti esimiehen apua ja tukea. Asiasta kannattaakin puhua reilusti esimiehen kanssa. Saattaa olla, että hän ei ole huomannut asiaa ja asia korjaantuu keskustelun jälkeen tavalla tai toisella. Jos esimiestä ei ole (esim. yrittäjillä), tehtäviä täytyy karsia tai hankkia lisäihmisiä tekemään niitä. Priorisointi on monelle kirosana ja totta onkin että se pahimmillaan jättää edelleen tehtävät tekijälleen. Kestäviä tuloksia priorisoinnista saadaankin vain, jos sen kautta havaitaan myös turhia tai päällekkäisiä työtehtäviä, jotka voidaan karsia.

Tehtävän vaatimukset ovat epämääräisiä

Joskus omaan työhön liittyvät vaatimukset ovat epäselviä tai ristiriitaisia ja tämä aiheuttaa riittämättömyyden tunnetta. Tähänkin paras keino on rehellinen ja avoin keskustelu esimiehen kanssa. Toisinaan oman perustehtävän kirkastaminen esimerkiksi työnohjauksessa voi olla paikallaan. Joskus tarvitaan myös omien ajatusten ja tunteiden tutkimista: ovatko vaatimukset ristiriidassa omien odotusten tai tavoitteiden kanssa?

Oma osaaminen ei ole ajan tasalla

Usein riittämättömyyden tunne vahvistuu tilanteissa, joissa tehtävät muuttuvat tai laajenevat. Työntekijältä odotetaan uudenlaista otetta sekä uudenlaisia valmiuksia ja osaamista. Aikaa ja tukea asioihin perehtymiseen ei kuitenkaan aina ole varattu riittävästi. Uuden opetteluun pitää pyytää ja joskus suorastaan vaatia aikaa ja tukea. Huono perehtyminen ja perehdyttäminen seuraavat pitkään tehottomuutena ja usein myös uusien tai muuttuneiden asioiden välttelynä. Välttely puolestaan vie huomattavan paljon energiaa, joka on pois töiden tekemisestä – ja usein myös muusta toiminnasta. Apua voi ja kannattaa pyytää esimerkiksi itseä osaavammilta kollegoilta. Joskus tarvitaan järeämpää koulutusta ja se kannattaa ottaa puheeksi esimiehen kanssa.

Arvostuksen puute

Jos palautetta saa esimieheltä ja kollegoilta vain silloin, kun joku asia menee pieleen, voi alkaa itsekin vähitellen uskoa, että minusta ei ole tähän hommaan. Moni riittämättömyyden tunteen kanssa painiva on kuitenkin itse itsensä pahin kriitikko. Joskus ihmiset asettavat itse työhönsä liittyvät tavoitteet niin korkealle, että kukaan normaali ihminen ei pysty niitä saavuttamaan. Ja jos vielä sen jälkeen kaikki huomio kiinnittyy niihin asioihin, joita ei ole pystynyt tekemään tai jotka on tehnyt omasta mielestään puutteellisesti, on mahdotonta olla tyytyväinen itseensä. Paras keino onkin alkaa asettaa itselleen ja tekemiselleen realistisia tavoitteita ja huomata ne asiat, joita on saanut aikaan. Työpaikoille pitäisi myös luoda sellaista kulttuuria, jossa annetaan reilusti kannustavaa ja myönteistä palautetta. Kun myönteistä palautetta on runsaasti, on paljon helpompi antaa arvostavasti myös sellaista palautetta, joka kehittää ja vie asioita eteenpäin myös kriittisyyden ja erimielisyyksien kautta.

Töiden ja vastuiden haaliminen

Joillakin ihmisillä on taipumuksia haalia liikaa töitä. Töitä otetaan tavallisesti sen vuoksi, että kaikki uudet tehtävät ja vastuut tuntuvat kovin innostavilta. Joskus kuitenkin töitä haalitaan sen vuoksi, että muihin ihmisiin ei luoteta tai siksi, että halutaan kovasti olla avuksi muille. Usein nämä henkilöt ajautuvat kuitenkin tilanteeseen, jossa kaikista itselle haalituista töistä on mahdoton selviytyä. Tässäkin ensiapuna on keskustelu esimiehen kanssa, jotta akuutista tilanteesta päästään eteenpäin. Samanaikaisesti työntekijän täytyy kuitenkin pohtia myös omaa toimintaansa ja löytää toimintamalleja, jotka estävät häntä joutumasta taas uudelleen samanlaiseen tilanteeseen.

Oma laatuvaatimustaso

Riittämättömyyden tunnetta saattaa aiheuttaa myös se, että haluaa tehdä kaikki tehtävänsä hyvin ja perusteellisesti. Saattaa olla, että omaa laatuvaatimustasoa on joutunut alentamaan esimerkiksi yt-neuvottelujen päätteeksi tehtyjen irtisanomisten vuoksi. Irtisanottujen ihmisten työt on jaettu jäljelle jääneiden kesken ja kaikkia tehtäviä ei yksinkertaisesti pystytä enää tekemään samalla laatu- ja tarkkuustasolla kuin aikaisemmin. Tästä ollaan tietoisia ja se on todettu yleensä myös ääneen. Jos tilanne on tilapäinen, sen kanssa voi usein elää. Joskus kuitenkin laatutason lasku on niin vaikea asia hyväksyä, että vaihtoehtona on vain työpaikan vaihtaminen.

Kuormittava elämäntilanne

Aina riittämättömyyden tunteet työssä eivät kumpua itse työstä. Oma elämäntilanne kokonaisuutena voi olla niin kuormittava, että itse työlle jää vähemmän aikaa tai puhtia. Pienet lapset, iäkkäät vanhemmat, oma tai läheisten sairaus tai aviokriisi ja niihin liittyvä kuormitus voivat läikkyä myös työhön. Tällaisissa tilanteissa olisi hyvä, jos työtaakkaa voisi hieman keventää. Lyhennetty työaika tai ainakin hetkellisesti keveämmät tehtävät voivat auttaa pahimman tilanteen yli. Myös omaa korvien sisällä olevaa vaatimustasoa pitää pystyä laskemaan. On hyvä, jos omaa elämäntilannettaan pystyy jakamaan työssä jonkun kanssa. Tärkeimmän keskustelukumppanin pitäisi tietysti olla oma esimies. Hän voi parhaiten vaikuttaa työhön liittyvissä järjestelyissä.

Epävarma tilanne työpaikalla

Tätä aikaa voi hyvin kutsua yt-neuvottelujen ja irtisanomisten aikakaudeksi. Yt-neuvottelut aiheuttavat paljon epävarmuutta työpaikoilla. Tämä epävarmuus puolestaan heijastuu usein suoraan keskittymiskykyyn työssä. Aikaa ja energiaa kuluu paljon sekä yhteiseen että henkilökohtaiseen pohdintaan siitä, mitä tulee tapahtumaan ja kuka saa pitää työpaikkansa. Irtisanomisten jälkeen epävarmuus jatkuu, kun työtehtäviä jaetaan uudelleen ja työnkuvat ovat muutoksessa. Usein myös tarvitaan uuden oppimista ja mahdollisuutta perehtyä uusiin tehtäviin. Isoissa muutoksissa tarvitaan aina kärsivällisyyttä ja aikaa muutoksiin sopeutumisessa.

Riittämättömyyden tunne osa arkea

Tuskin kukaan ihminen pystyy elämään elämäänsä ja olemaan työelämässä ilman riittämättömyyden tunnetta aina silloin tällöin. Se kuuluu normaaliin työelämään erityisesti muutostilanteissa. Jo senkin tunnistaminen, että se tunne liittyy omaan persoonaan tai toimintatapaan saattaa helpottaa ajoittaisen riittämättömyyden lempeää hyväksymistä. Kumpuaapa tunne itsestä tai jostain ulkopuolisesta tekijästä, kannattaa miettiä, mitä asialle voi ja pitää tehdä. Jos riittämättömyyden tunne nykyisessä työpaikassa tuntuu musertavalta ja on jatkunut pitkään, on syytä miettiä myös työpaikan vaihtamista.